Gestion de rendez vous pour mairies : Cartes d'identité, Passeports biométriques

WelRDV est un logiciel de prise de rendez vous (RDV) pour les mairies, ceux ci s'effectuant via Web ou téléphone via un Serveur Vocal Interactif.
La page de rendez vous est intégré (via une IFame) sur le site Web de la mairies (voire sur le site des mairies voisines) et sera 'trouvable' par le moteur de recherche le site WELRDV.
La mise en place de ce service diminue le temps passé à gérer les appels de plus de 80%.
UN planning centralisé permet de gérer toutes les ressources de tous les services, une interface de ressources en ligne, ou par téléphone, permettant aux usagers de réserver en ligne un rendez-vous ou une ressource. La solution accessible depuis n'importe qu'elle ordinateur muni d'un navigateur internet ou de n'importe quel téléphone pour les personnes sans accès internet.
A l'origine destiné au services de réalisation des CNI et passeports, il peut servir à gérer l'ensemble des RDV et plannings d'une mairie ou d'une préfecture.
Grâce à un calendrier clair et actualisé en temps réel, l'usager peut prendre connaissance des créneaux disponibles et faire son choix, même en dehors des horaires d'ouverture de la mairie. L'interface de prise de rendez-vous pour les citoyens leur permet de réserver une des ressources, après avoir renseigné les informations nécessaires à cette dernière. Pour terminer la prise de rendez-vous, chaque usager devra indiquer ses coordonnées (nom, prénom, adresse, courriel...). Il recevra alors un courriel lui permettant de confirmer sa demande de rendez-vous. Dès confirmation officielle de l'usager, vous recevrez en mairie un courriel récapitulatif (lieu, date, heure, coordonnées de l'usager...) contenant un numéro de réservation unique. Une copie de ce courriel sera également envoyée à l'usager. Cette copie résume également les éléments nécessaires pour mener à bien sa demande.Ainsi les gestionnaires retrouvent toutes les informations du client nécessaires au traitement de sa demande ou à la préparation de son accueil. De plus il est informé de tous les documents ou pièces à fournir, et au courant des éventuelles modifications (changement d'horaires...). A partir de son compte il peut gérer son ou ses rendez vous les modifier, les annuler...
A chaque prise de rendez vous ou modification du planning (annulation...) l'usager est informé par le canal de son choix : Mail ou SMS.
Pour les mairies ou autres établissements les avantages sont immédiats :
Vous disposez d'une page sur laquelle les administrés peuvent voir les services que vous proposez à la prise de RDV en ligne et voient leurs disponibilités en temps réel. Les rendez-vous se prennent en ligne en quelques clics 24h/24.
Le standard reçoit de fait moins d'appels ce qui permet de dégager du temps pour d'autres tâches.
Vous avez le contrôle sur les plages horaires et les motifs d RDV pour lesquels les administrés peuvent prendre rendez-vous par Internet. Il est possible de connaître en un clin d'œil la disponibilité quotidienne des agents, pour mieux gérer leur emploi du temps en anticipant les pics d'affluence. Des réglages fins sont prévus pour que l'agenda se conforme à votre besoin. Vous êtes prévenus dès qu'un rendez-vous est pris et WelRDV vous permet d'envoyer des emails et SMS de confirmation et des rappels de rendez-vous.
Rien de tel pour s'assurer que l'administré n'oubliera pas son RDV et qu'il arrivera avec toutes les documents dont vous avez besoin. Le logiciel centralise automatiquement les informations que vous collectez sur vos administrés au fil des RDV dans votre base de contacts. Vous pourrez vous en servir pour communiquer et garder une trace des rendez-vous grâce à l'historique. Envoyez des SMS et des emails à vos contacts en quelques clics. Le filtre avancé du logiciel vous permet de sélectionner précisément à qui vous voulez envoyer vos messages.Pratique pour envoyer des précisons sur un rendez-vous ou une alerte.
Vous pouvez aussi définir des règles d'envois automatiques pour gagnez du temps.