Gestion Documentaire : Elan votre spécialiste

Pour tous les documents, les archives, chaque structure dispose de son propre classement qui, le plus souvent, se caractérise par des rubriques de base qui concernent, le nom, le produit, le bien, l'auteur, le type de document, l'étape de traitement.
Bien souvent ce type de classement ne renseigne pas sur le lieu précis de récupération de ce document.
Avec la mise en place de la gestion électronique des documents (GED), proposée par notre société Elan, le document est géré, classé de façon à ce qu'il puisse être retrouvé et consulté au plus vite.
L'objectif d'une mise en place d'un système de GED, est de pourvoir retrouver rapidement un document, de le consulter, d'établir des droits d'accès en protégeant certains types de dossier. C'est ce que permet la gestion électronique en faisant la part des choses entre documents consultables par tous et d'autres très confidentiels destinés à seulement quelques personnes.
Les fonctions de Reconnaissance Automatique de Document (RAD) permettent ainsi de reconnaître, distinguer et classer les documents selon leur type. Un document peut être une facture, un formulaire, un bon de livraison, un RIB… Tous ces documents peuvent être indexés, ils peuvent faire apparaître les émetteurs, les dates, les numéros, et ce de façon automatique.
La fonction de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) permet d'indexer le contenu des documents afin de permettre ensuite la recherche plein texte, même parmi des millions de documents. La GED peut permettre l'archivage probant des documents et également la standardisation et la pérennité de l'archivage des documents.
Certains logiciels sont capables de gérer le cycle de vie et d'obsolescence des documents. Ainsi, dans une solution GED, il est possible de pouvoir compter sur différentes fonctions relatives aussi à l'archivage automatique.
Une GED est en mesure de proposer de multiples fonctions, un excellent traitement des données, un très bon classement, et ce sur différents supports.