Télésecrétariat dédié : Plus Agenda

Pourquoi adopter un secrétariat téléphonique à distance ?

Le télésecrétariat incite l'engouement de nombreux professionnels de la santé et de la justice. Ce modèle d'accueil offrant une entière garantie en matière d'excellence professionnelle trouve un réel succès non seulement en France, mais aussi dans le reste du monde. D'ailleurs, ce service à distance destiné aux professionnels tout comme aux particuliers est facile à mettre en route. Aucun frais d'installation n'est retenu, car toute la partie est gérée depuis les Call Center téléphoniques. Ce concept innovant pour les acteurs de la santé est un moyen efficace leur permettant de gérer à distance le secrétariat de leur cabinet médical.

Le concept d'externalisation du secrétariat

Les décideurs d'entreprises ont libres-choix sur la formule qui leur permettra de gérer leur télésecrétariat : en interne ou par le biais d'une société spécialisée. En interne, ce pourrait être un secrétaire dédié ou un hôte standardiste qui prendra en charge l'accueil des patients ou des clients. En externe, il s'agit d'avoir recours aux services d'un centre d'appels ou d'un télésecrétaire. Pour les grandes sociétés et collectivités, ces derniers ont tendance à recruter des secrétaires ou des hôtes standardistes. Quant aux professionnels libéraux, ils sollicitent plutôt les services externes de télésecrétaires. Le service après-vente des entreprises en relation avec de très nombreux interlocuteurs est aussi assuré généralement par des centres d'appels externalisés.

Utiliser une assistance administrative externe

Ce concept innovant permet de réduire les charges d'un professionnel. Ce dernier peut en effet éviter toutes les lourdeurs dans la comptabilité et ainsi utiliser les services de secrétariat externe en cas de besoin. Certes, les cabinets dentaires, les cabinets d'avocats et de conseil font appels à ces assistantes administratives externes régulièrement, ponctuellement, en permanence ou aussi pour quelques heures. La secrétaire en externe prendra en charge la gestion et l'organisation de tous les documents de l'avocat ou du médecin. Celle-ci veillera à assurer une bonne gestion de l'agenda tout en créant des documents de travail. La télésecrétaire pourra encore gérer à distance vos relations avec les administrations sociales et fiscales sans oublier les différents prestataires de services.

Les avantages du télésecrétariat

Pour les entreprises, les organisations ou les collectivités, ce service à distance présente de sages atouts sans compter l'image de qualité et le gain de temps qu'il offre. Un accueil qualitatif permettra de transmettre les valeurs positives de la société dès le premier contact par téléphone. Pour un cabinet d'avocat ou médical ayant opté pour un service de télésecrétariat, il sera plus facile de prendre en charge rapidement les appels et les requêtes de la clientèle ou des patients. Plus d'appels manqués, de messages non lus ou laissés sur la boîte vocale qui ne fait que rabaisser la vitrine de la société. Dans ce sens, les opportunités ne seront plus loupées.

Que des bénéfices pour une structure

Les avocats, les médecins, les conseillers et les artisans auront plus de gain, car le taux de satisfaction et de fidélisation de leurs clients sera amélioré. L'externalisation du secrétariat s'appuie sur des formules du type à la carte avec des tarifs clairs, ce qui réduira les charges sur la facture des opérations. En réformant la qualité et le professionnalisme de l'accueil, les clients seront satisfaits d'où la facilité de les fidéliser. Les professionnels bénéficieront d'une gestion performante de leurs agendas grâce à la synchronisation des rendez-vous sur la messagerie, l'ordinateur des collaborateurs et le téléphone portable.

Dans le secteur médical en particulier

Tous les professionnels de santé peuvent aisément externaliser leur secrétariat ou standard téléphonique en ajoutant à leur accueil une ou des secrétaires à distance. Cela offrira la possibilité à un cabinet médical d'être joignable pendant les heures de repas ou lors des rendez-vous. Le client souhaitant joindre le médecin par téléphone sera accueilli par une téléopératrice exerçant depuis un centre d'appel. Celle-ci le renseignera des disponibilités pour établir les horaires d'entretien où le spécialiste médical pourra le recevoir. En gros, la télésecrétaire gèrera votre agenda médical comme une secrétaire physique. En cas d'absence, l'orthodontiste, le psychiatre ou le vétérinaire pourra confier l'heure de retour à son assistant médical à distance pour que ce dernier soit en mesure de donner des horaires précis pour le rappel. Accessible pour tous les budgets, le secrétariat externalisé pour médecin est un moyen rassurant de conserver une clientèle fid